Wyjazdowa konferencja w górach ma zintegrować zespół i dać oddech od biura. Często jednak uczestnicy wspominają po niej głównie korek na zakopiance, za ciasną salę i ognisko odwołane z powodu deszczu. Większości takich wpadek da się uniknąć na etapie planowania. Poniżej decyzje, które warto podjąć jak najwcześniej, i pomysły na to, jak wykorzystać to, czego nie ma żadne inne miasto w Polsce.
Spis treści
1. Termin
Najłatwiej o wolne sale i pokoje poza wakacjami, feriami i długimi weekendami. Dla grup firmowych dobrze sprawdzają się zwłaszcza druga połowa kwietnia, maj (poza majówką), wrzesień i październik. Termin warto rezerwować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a przy dużych grupach jeszcze wcześniej, bo hotel musi zablokować dla was nie tylko salę, ale i kilkadziesiąt pokoi.
Zimą Zakopane ma swój urok, ale trzeba liczyć się z wyższymi cenami w ferie i trudniejszym dojazdem. Jeśli w programie mają być narty, lepiej wybrać marzec niż styczeń.
2. Jeden obiekt zamiast kilku
Częsty błąd to rozdzielenie noclegów, sali i kolacji między różne miejsca. Przewiezienie kilkudziesięciu osób z hotelu do sali i z powrotem zajmuje zwykle od pół godziny do godziny, a ktoś zawsze się spóźni. Dlatego warto szukać hotelu na konferencje w Zakopanem, który ma salę plenarną, pokoje do pracy w grupach, restaurację i noclegi w jednym miejscu.
3. Sala, czyli coś więcej niż liczba miejsc
Pojemność podawana w ofertach dotyczy zwykle ustawienia teatralnego, czyli samych krzeseł. Przy stołach (ustawienie szkolne) mieści się mniej więcej o połowę mniej osób. Przed podpisaniem umowy zapytaj też o:
- dostęp do światła dziennego, który ma ogromne znaczenie przy całodziennych sesjach,
- możliwość zaciemnienia sali i jakość nagłośnienia,
- wydajność Wi-Fi, gdy jednocześnie łączy się kilkadziesiąt laptopów i telefonów,
- obecność technika podczas wydarzenia,
- miejsce na przerwy kawowe poza salą, żeby obsługa nie przeszkadzała w trakcie wystąpień.
4. Agenda z czasem na góry
Ludzie jadą do Zakopanego także dla Tatr. Program od 8:00 do 20:00 szybko zaczyna męczyć. Dobrze działa układ: część merytoryczna do wczesnego popołudnia, potem integracja w terenie, wieczorem kolacja.
Pomysły na integrację, które działają tylko tutaj
- Wieczór góralski z kapelą, regionalną kolacją i przyśpiewkami. Prosty w organizacji, a uczestnicy pamiętają go latami.
- Kulig z pochodniami zakończony ogniskiem, zimą jedna z najpopularniejszych atrakcji dla grup.
- Wjazd na Gubałówkę lub Kasprowy Wierch i krótki spacer z przewodnikiem tatrzańskim, który opowie o górach i historii miasta.
- Spływ Dunajcem w Pieninach. Sezon trwa mniej więcej od kwietnia do października, a dojazd z Zakopanego zajmuje około godziny, więc to dobry pomysł na pół dnia.
- Pokaz wyrobu oscypków w bacówce, połączony z degustacją.
Plan B na pogodę
W górach pogoda zmienia się szybko. Każdy punkt programu na zewnątrz powinien mieć wersję pod dachem, ustaloną z hotelem przed wyjazdem. Kulig można zamienić na wieczór góralski w restauracji, a spacer na zwiedzanie Muzeum Tatrzańskiego.
5. Dojazd grupy
Autokar z Krakowa jedzie zwykle około dwóch godzin, ale w piątek po południu może to trwać znacznie dłużej. Dlatego wiele firm planuje przyjazd w czwartek wieczorem i start obrad w piątek rano. Warto też rozważyć pociąg. Po modernizacji linii połączenie z Krakowa trwa około dwóch i pół godziny, nie zależy od korków, a z dworca w Zakopanem grupę łatwo odebrać zamówionym busem.
6. Wyżywienie
Po ciężkim obiedzie o 13:00 popołudniowa sesja idzie opornie. Lepiej zamówić lekki lunch i dwie przerwy kawowe, a obfitszy posiłek zostawić na kolację. Informacje o dietach uczestników zbierz razem z potwierdzeniem udziału.
7. Lokalizacja hotelu
Hotel przy samych Krupówkach to hałas i tłumy wieczorem. Dla grup lepiej sprawdza się hotel w Zakopanem położony nieco wyżej, ze spokojną okolicą i widokiem na Tatry, z którego do centrum dojeżdża się w kilka minut.
Podsumowanie
Konferencja w Zakopanem udaje się wtedy, gdy organizator traktuje góry jako część programu. Wczesna rezerwacja, jeden obiekt, sprawdzona sala i luźniejsza agenda to podstawa. Lokalne atrakcje, takie jak wieczór góralski czy spływ Dunajcem, sprawiają, że wyjazd zostaje w pamięci na dłużej niż prezentacje.